Os relatórios de gestão são executados tendo por base sistemas de informação que permitem a seleção e tratamento de informação relevante de acordo com as necessidades de cada utilizador. A definição de relatório de gestão depende da abordagem que cada autor faz e que envolve a sua cultura organizacional e a experiência profissional de cada um.
O Relatório e Contas “compreende três conjuntos de informação: o relatório de gestão (…), o relato financeiro, que o legislador denomina indistintamente “contas” e “demonstrações financeiras” (…) e outros relatórios e pareceres”. Resumidamente, trata-se de um documento descritivo do desenvolvimento anual da atividade de uma empresa, bem como a sua condição financeira, de tal forma que seja compreendido por todos aqueles que englobam o grupo de stakeholders. Para as entidades que apresentam capital aberto (sociedades com o capital disponível para negociação na bolsa de valores), os seus resultados devem ser públicos. No entanto, as entidades que apresentem capital fechado (não permitem a negociação das ações na bolsa de valores) não são obrigadas a essa publicação, mas devem ter a informação organizada e disponível para partilha com os seus investidores.
Neste documento, é muito importante ter em conta o conceito de transparência, uma vez que esta dará azo para a confiança por parte dos stakeholders. Quanto à obrigatoriedade de prestação de contas, esta encontra-se diretamente relacionada com o tamanho da organização. Já a informação financeira é considerada um importante mecanismo de comunicação, especialmente desde a crise com a gigante americana ENRON.
Em suma, este é um documento onde é apresentada a atividade e o desempenho da empresa bem como o contexto em que a mesma foi desenvolvida e que o seu objetivo principal é então disponibilizar aos interessados toda a informação que lhes possa permitir uma correta avaliação do desempenho da empresa, sendo uma oportunidade para lhes esclarecer as prioridades estratégicas adotadas, caracterizar a atividade das diferentes áreas de negócio, se existirem, e analisar o seu resultado do ponto de vista económico e financeiro.
Relatório de Gestão – Conceito
De acordo com o n.º 1 do art.º 66º do CSC (Código das Sociedades Comerciais), o Relatório de Gestão é “uma exposição fiel e clara da evolução dos negócios, do desempenho e da posição da sociedade, bem como uma descrição dos principais riscos e incertezas com que a mesma se defronta”. Para tal, “os membros da administração devem elaborar e submeter aos órgãos competentes da sociedade” (art.º 65º, n.º 1 do CSC) uma “análise equilibrada e global da evolução dos negócios, dos resultados e da posição da sociedade, em conformidade com a dimensão e complexidade da sua atividade” (art.º 66º, n.º 2 do CSC).
No entanto, e tal como referido no parágrafo anterior, o Relatório de Gestão deve ser elaborado de acordo com a dimensão e complexidade da atividade. Assim, o art.º 66º do CSC define no seu n.º 6 que ficam dispensadas da elaboração deste relatório, as microentidades tal como definidas no Decreto-Lei n.º 36-A/2011, de 9 de março (total de balanço: 500.000,00 €; volume de negócios líquido: 500.000,00 € e número médio de empregados durante o exercício: 5).
O Relatório de Gestão deve ser assinado “por todos os membros da administração”, sendo que a recusa deve ser devidamente justificada (tal como definido no n.º 3 do art.º 65º do CSC).
Por último, importa ainda referir que, este relatório é apresentado aos membros da administração “no prazo de três meses a contar da data do encerramento de cada exercício anual, ou no prazo de cinco meses a contar da mesma data quando se trate de sociedades que devam apresentar contas consolidadas ou que apliquem o método da equivalência patrimonial” (art.º 65º, n.º 5 do CSC).
1. Estrutura
De uma forma geral, e tal como se apresenta no Anexo I, os Relatórios de Gestão das entidades subdividem-se da seguinte maneira:
- Overview (missão, mensagem corporativa, carta aos stakeholders, história da empresa, serviços, produtos, relatório de gestão e resumo financeiro);
- Performance (acontecimentos significativos, análise, tendências, testemunhos, novos produtos e serviços, pesquisa e análise de stock);
- Futuro (planos do futuro imediato, planos a longo prazo, novas iniciativas e produtos/serviços iminentes).
2. Informação obrigatória
O n.º 5 do art.º 66º do CSC define ainda a informação a divulgar obrigatoriamente, sendo eles:
- A evolução da empresa no que respeita a situações de mercado, investimentos, custos e proveitos e as atividades de investigação e desenvolvimento;
- O número e o valor nominal de quotas ou ações próprias adquiridas ou alienadas durante o exercício;
- As autorizações concedidas a negócios entre a sociedade e os seus administradores;
- Uma proposta de aplicação de resultados devidamente fundamentada;
- A existência de sucursais da sociedade;
- Os objetivos e as políticas da sociedade em matéria de gestão dos riscos financeiros.
No que concerne ao caso específico das sociedades anónimas, estas devem ainda divulgar o número de ações próprias adquiridas, alienadas e detidas no período de relato bem como os respetivos motivos das transações efetuadas, e ainda “as autorizações que o conselho de administração tenha concedido relativamente a contratos celebrados entre a sociedade e os seus administradores, diretamente ou por pessoa interposta” (Baptista da Costa, 2014). O n.º 5 do art.º 447º do CSC define ainda que, em anexo ao relatório anual da administração (Relatório de Gestão), deve ser apresentada a composição acionista bem como as alterações ocorridas no período de relato.
3. Análise económico-financeira
Um dos tópicos abordados no relatório e contas é a análise económico-financeira, que se mostra como um tema de extrema importância, uma vez que permite perceber de onde surgem os rendimentos, onde incorrem os gastos, de onde vêm os fundos necessários para a atividade e de que forma são aplicados os fundos gerados.
Permite, portanto, perceber o nível de competitividade da empresa e a sua capacidade de resposta a novos desafios que surjam no mercado. Para este tipo de análises recorre-se, em inúmeros casos, à comparação dos valores com concorrentes e comparação com dados de evolução da própria entidade.
No entanto, sendo o mercado português caracterizado, na sua maioria, por micro e pequenas empresas, é preciso ter em atenção que, embora poucas, as grandes e médias entidades irão influenciar em muito os valores.
3.1 Análise económica
É com a análise económica que se consegue perceber a origem dos rendimentos de uma empresa e as suas principais fontes de gastos. Assim, o principal meio de estudo desta análise é, efetivamente, a Demonstração de Resultados por Natureza. Sendo esta demonstração financeira aquela que permite o cálculo do Resultado Líquido do Período, é nela que se encontram discriminadas todas as rúbricas referentes a rendimentos e gastos que uma organização apresenta num período de atividade. É, portanto, a partir deste tipo de análise que se elabora uma correta avaliação da rentabilidade e da lucratividade da entidade.
Alguns dos rácios que se podem destacar como mais relevantes são, por exemplo: ROE (Return on equity, resultante da divisão do lucro líquido pelo património líquido da entidade), ROA (Return on Assets, resultante da divisão do lucro líquido pelo total de ativos); margem de lucro e rendibilidade das vendas.
3.2 Análise financeira
Permite conhecer a solidez e o equilíbrio financeiro da empresa, a sua eficiência e rendibilidade, o risco a que a empresa está exposta e o seu crescimento/ desenvolvimento potencial.
Está dirigida para a recolha, tratamento e estudo de informação de cariz predominantemente económico, com o intuito de obter dados e informações financeiras que estarão na base da tomada de decisão dos gestores financeiros. Desta análise resultam índices de liquidez (como o fundo de maneio) e índices endividamento (como a autonomia financeira).
Em contrário à análise económica, a análise financeira apresenta como principal meio de estudo o Balanço das entidades.
4. Demonstrações Financeiras
O SNC (Sistema de Normalização Contabilística) define na estrutura conceptual, no seu parágrafo 8, o conjunto completo das Demonstrações Financeiras (DF’s), sendo eles:
Demonstração da posição financeira da entidade, contrapondo o Ativo com os Capitais Próprios e o Passivo.
Demonstração onde se conta, de forma detalhada, todos os rendimentos e gastos registados na entidade. Esta pode ser elaborada de acordo com as funções da empresa ou de acordo com a natureza dos resultados.
- Demonstração de alterações no capital próprio
Permite conhecer todas as mudanças que foram registadas na rubrica de capitais próprios durante o período de tempo em análise.
Consta toda a informação acerca dos recebimentos e pagamentos, tanto em numerário como sob a forma de depósitos à ordem, desde que afetos à atividade normal da empresa. Analisando esta demonstração financeira, pode-se perceber se a entidade obteve algum financiamento ou se realizou algum investimento, bem como o montante associado.
Quanto à obrigatoriedade da elaboração das DF’s, tal como o Relatório de Gestão, depende também da dimensão da empresa. Assim:
- No que concerne a micro (aplicam as NC-ME) e a pequenas entidades (aplicam as NCRF-PE), e de acordo com o n.º 2 do art.º 11º do Decreto-Lei 158/2009, de 13 de julho, estão dispensadas da elaboração da demonstração de alterações no capital próprio e demonstração dos fluxos de caixa, podendo optar pelo modelo reduzido das restantes DF’s (previstos na Portaria n.º 220/2015, de 24 de julho);
- No que concerne a grandes entidades (aplicam as NCRF), estas ficam obrigadas à elaboração do conjunto completo de demonstrações financeiras, tal como descritos em cima.
Há ainda que referir que, quanto à demonstração de resultados, as empresas possuem a hipótese de elaborar (ou não) a demonstração de resultados por funções sempre que achem necessário.
Por último, no que concerne às demonstrações financeiras, importa salientar a obrigatoriedade para as organizações do setor não lucrativo (ESNL). Estas entidades são obrigadas, de acordo com o estatuído no n.º 1, do art.º 11º do Decreto-Lei nº 36-A/2011, de 9 de março, a elaborar:
- Balanço;
- Demonstração dos resultados por naturezas ou por funções;
- Demonstração dos fluxos de caixa.
Anexo
De acordo com a legislação existente, o Anexo apresenta-se também ele como a quinta Demonstração Financeira, sendo considerado a mais importante. É no anexo que se apresentam os detalhes das diferentes rubricas que compõem as quatro DF’s referidas anteriormente. Assim sendo, esta DF é de elaboração obrigatório para todas as entidades, devendo respeitar a dimensão das entidades.
O art.º 66º-A do CSC, começa por regulamentar a informação necessária no anexo às contas, sendo ela:
- Sobre a natureza e o objetivo comercial das operações não incluídas no balanço e o respetivo impacto financeiro, quando os riscos ou os benefícios resultantes de tais operações sejam relevantes e na medida em que a divulgação de tais riscos ou benefícios seja necessária para efeitos de avaliação da situação financeira da sociedade (alínea a), do n.º 1 do art.º 66º-A do CSC)
- Separadamente, sobre os honorários totais faturados durante o exercício financeiro pelo revisor oficial de contas ou pela sociedade de revisores oficiais de contas relativamente aos serviços prestados (alínea b), do n.º 1 do art.º 66º-A do CSC).
A Norma Contabilística e de Relato Financeiro 1 (NCRF 1) define também, no seu parágrafo 43: “O anexo deve:
- Apresentar informação acerca das bases de preparação das demonstrações financeiras e das políticas contabilísticas usadas;
- Divulgar a informação exigida pelas NCRF que não seja apresentada na face do balanço, na demonstração dos resultados, na demonstração das alterações no capital próprio ou na demonstração dos fluxos de caixa; e
- Proporcionar informação adicional que não seja apresentada na face do balanço, na demonstração dos resultados, na demonstração das alterações no capital próprio ou na demonstração dos fluxos de caixa, mas que seja relevante para uma melhor compreensão de qualquer uma delas.”
A referida norma, acrescenta ainda, no parágrafo 45, a ordem que o anexo deve apresentar, sendo ela:
- Identificação da entidade, incluindo domicílio, natureza da atividade, nome e sede da empresa-mãe, se aplicável;
- Referencial contabilístico de preparação das demonstrações financeiras;
- Resumo das principais políticas contabilísticas adotadas;
- Informação de suporte de itens apresentados na face do balanço, na demonstração dos resultados, na demonstração das alterações no capital próprio e na demonstração dos fluxos de caixa, pela ordem em que cada demonstração e cada linha de item seja apresentada;
- Passivos contingentes e compromissos contratuais não reconhecidos;
- Divulgações exigidas por diplomas legais;
- Informações de carácter ambiental.
Dossier Fiscal
O Dossier Fiscal (ou processo de documentação fiscal) é um conjunto de documentos organizados por um Contabilista Certificado (CC) que contém todos os documentos fiscais da entidade referentes ao ano em análise, dando a conhecer o cumprimento das obrigações fiscais e contabilísticas ao longo do ano, de acordo com a Portaria nº51/2018, de 16 de fevereiro (que determina oselementos que devem integrar o dossier fiscal). Este dossier deve-se encontrar nas instalações da sociedade, por forma a ser consultado sempre que necessário (cf. n.º 2 do art.º 130º do Código do Imposto sobre o Rendimento de Pessoas Coletivas).
O processo de documentação fiscal inclui ainda o ficheiro SAF-T (PT) referente à contabilidade, retirado depois do encerramento de contas.
Os documentos que compõem o dossier fiscal devem ser mantidos em suporte papel ou digital, podendo para o efeito ser entregues por imposição legal ou a pedido da administração fiscal, em qualquer um dos formatos indicados.
Este processo de documentação fiscal apresenta-se com carácter obrigatório para os sujeitos passivos cuja situação tributária deve ser acompanhada pela Unidade dos Grandes Contribuintes (de acordo com os critérios fixados na Portaria n.º 107/2013, de 15 de março) e as entidades a que seja aplicado o regime especial de tributação dos grupos de sociedades, de acordo com o estabelecido no n.º 3 do art.º 130º do CIRC.
De acordo com o definido no Anexo I da Portaria nº51/2018, de 16 de fevereiro, os elementos obrigatórios a constar no dossier são os seguintes:
- Relatório de Gestão e Parecer do Conselho Fiscal e Certificação Legal das Contas (se exigidos);
- Documentos, certificados e comunicações relativos a créditos cujo imposto foi deduzido dos créditos incobráveis e de cobrança duvidosa (art.º 78º do Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado);
- Mapa, de modelo oficial, de provisões, perdas por imparidade em créditos e ajustamentos em inventários;
- Mapa, de modelo oficial, das mais-valias e menos-valias;
- Mapa, de modelo oficial, das depreciações e amortizações;
- Mapas, de modelo oficial, das depreciações de bens reavaliados ao abrigo de diploma legal;
- Mapas, de modelo oficial, da reavaliação efetuada nos termos do Decreto-Lei n.º 66/2016, de 3 de novembro;
- Mapa do apuramento do lucro tributável por regimes de tributação;
- Mapa de controlo de prejuízos no Regime Especial de Tributação de Grupos de Sociedades (artigo 71.º do CIRC);
- Mapa de controlo da dedução de prejuízos fiscais (artigo 52.º do CIRC);
- Mapa de reporte dos gastos de financiamento líquidos de períodos de tributação anteriores (artigos 67.º e 75.º -A do CIRC);
- Outros documentos mencionados nos Códigos ou em legislação complementar que devam integrar o processo de documentação fiscal.
Poderá ainda completar-se com outros elementos úteis para o suporte fiscal, tais como:
- Balancete antes e após o apuramento dos resultados;
- Demonstrações Financeiras (Balanço, Demonstração dos resultados, Demonstração das alterações do capital próprio, Demonstração dos fluxos de caixa e anexo);
- Actas de aprovação das contas;
- Comprovativos de retenção na fonte de IRC (Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Coletivas) efetuadas por terceiros (declarações de retenção na fonte);
- Cópia dos comprovativos dos pagamentos por conta adicionais por conta ou pagamentos especiais por conta;
- Modelo 10 e cópias das declarações enviadas referentes aos rendimentos anuais pagos e retenções na fonte efetuadas a terceiros;
- A declaração de rendimentos Modelo 22;
- A IES (Informação Empresarial Simplificada).
Conclusão
A informação deve ser vista como o recurso mais valioso de uma organização. É a partir dela que são tomadas as decisões mais importantes para a continuidade de uma empresa. Assim, é facilmente perceptível o quanto é importante ter essa informação organizada e tratada num Relatório de Gestão. A inovação tecnológica tem realmente um papel crucial em todo este processo.
Quanto mais avançado for o sistema de informação mais facilitado é o trabalho do gestor e mais específico e claro é o Relatório de Gestão para os seus utilizadores. Estes devem complementar as DF’s, na medida em que proporcionam não só uma análise das mesmas, mas, também, proporcionam uma perspetiva de dinâmica da análise empresarial, permitindo antever a evolução futura da organização. Medir, avaliar, controlar e retificar são verbos imperativos, os quais sem os indicadores, presentes nos RG, eram impossíveis de concretizar.
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