O que é o ciclo PDCA?

O que é o ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act)?

O ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) é um método iterativo utilizado para melhorar continuamente processos e sistemas. Ele é composto pelas seguintes etapas:

• Planear (Plan): Identificar o problema ou oportunidade de melhoria e estabelecer metas e planos para alcançá-las.
• Executar (Do): Implementar os planos e realizar as ações planeadas.
• Verificar (Check): Medir e avaliar os resultados obtidos para determinar se as metas foram alcançadas e se os planos foram eficazes.
• Agir (Act): Tomar medidas para corrigir ou melhorar os processos baseado nos resultados da etapa de verificação, e retornar à etapa de planeamento para continuar o processo de melhoria contínua.

O ciclo PDCA é uma metodologia importante para garantir a qualidade e a eficiência dos processos e sistemas nas empresas e organizações. Este também é conhecido como ciclo Deming, ciclo Shewhart ou ciclo de Melhoria Contínua.

Para que serve o ciclo PDCA?

O ciclo PDCA serve, essencialmente para a melhoria na gestão de processos, levando a uma gestão mais eficiente e clara.

O ciclo PDCA já tem cerca de 70 anos e continua entre as melhores ferramentas de gestão. O ciclo PDCA serve para planear processos, antecipar falhas, executar planos de ação e solucionar qualquer problema por forma a levar a entidade ao sucesso. O PDCA também permite eliminar desperdícios nos recursos humanos, materiais e tecnologias, permitindo que a empresa faça mais com menos a partir de decisões inteligentes.

Saiba mais neste artigo.

Desconstrução do Ciclo PDCA:

Planear (Plan)

Planear significa estabelecer os objetivos do sistema e os seus processos, bem como os recursos necessários para obter resultados de acordo com os requisitos do cliente e as políticas da organização e identificar e tratar riscos e oportunidades.

Esta é a primeira fase do ciclo PDCA, tendo esta foco na estratégia. O objetivo aqui é levantar e analisar informações para estabelecer objetivos e metas. É importante elaborar um plano/estratégia que resolva os problemas encontrados. Para isso, deve-se desenvolvê-los com base nos valores e diretrizes da empresa, passando só de seguida ao estabelecimento dos objetivos pretendidos com o ciclo. Em seguida, faz-se a escolha do caminho a ser percorrido para que os objetivos sejam atingidos. Por fim, definem-se os métodos que serão utilizados para chegar até lá.

Para além dessas fases, é no planeamento que é escolhida a equipa que fará parte do processo, incluindo os líderes de cada um.

Essa etapa da aplicação do Ciclo PDCA é dividida em 4 fases:

1. Identificação do problema
2. Observação do problema
3. Análise do problema
4. Plano de ação

1. Identificação do problema

Nesta fase é fundamental definir o problema e reconhecer a importância do mesmo para o desenvolvimento da atividade. Uma análise exaustiva deve ser feita, demonstrando as perdas derivadas desse problema e propondo uma data para a sua resolução.

A este nível podem ser usados dados, relatórios e similares, bem como ferramentas como Brainstorming.

2. Observação do problema

Depois de identificado o problema, deve o mesmo ser observado em detalhe com vista a perceber as suas características específicas. Esta fase é a fase mais demorada do processo. Tal deve-se à existência de vários pontos de vista distintos que observam o mesmo problema.

A este nível, ferramentas como a Análise de Pareto, também conhecida como Diagrama de Pareto ou Regra dos 80/20, são muito utilizadas.

3. Análise do problema

“Porque é que este problema existe” deverá ser a questão central deste ponto.

Nesta fase o foco passa pela identificação das causas do problema, colocando as mesmas por ordem de relevância. Com esta análise, torna-se possível atribuir as causas prioritárias a resolver e descartar as que são menos improváveis ou impactantes.

A este nível, podem ser usadas ferramentas como “Árvore do Problema”, “5 Porquês” ou “Diagrama de Causa e Efeito”, também conhecido como “Teste de Hipóteses” ou “Diagrama de Ishikawa”.

4. Plano de ação

Depois de analisado o problema e respetivas causas, entramos na fase de definir as ações para o resolver. Para além do tradicional Plano de Ação, destaque para o 5W2H que é usado por algumas entidades neste processo.

Executar (Do)

A Execução consiste na colocação em prática do plano de ação criado.

Esta é uma das etapas mais importantes do ciclo e, para assegurar que as ações são corretamente aplicadas, deve ser acompanhada de perto.

Esta fase do ciclo é uma das fases mais demoradas visto que consiste na colocação em prática do plano de ação para resolução dos problemas identificados. Para além do plano poder demorar várias semanas ou mesmo meses a implementar, os resultados demoram igualmente bastante tempo a surgir.

Verificar (Check)

Nesta fase, o objetivo é monitorizar e medir os processos e os produtos e serviços resultantes por comparação com políticas, objetivos, requisitos e atividades planeadas e reportar os resultados.

Essa fase pode ser desenvolvida ao longo da execução do Plano de Ação, numa ótica iterativa, ou apenas após a conclusão formal da fase anterior. Referir ainda que podem ser envolvidas as pessoas que estão intimamente ligadas ao processo ou mesmo grupos externos à equipa responsável pela solução do problema.

A este nível, reforçar que o ciclo PDCA é um processo iterativo pelo que se os resultados recolhidos na verificação não forem satisfatórios, é recomendado que se volte à fase inicial do ciclo (Planeamento).

Agir (Act)

A última etapa do ciclo PDCA passa por realizar ações para melhorar o desempenho, conforme necessário. Neste ponto é feita a reflexão sobre o trabalho realizado, procurando a melhor forma para divulgar os resultados obtidos, o que foi apreendido com o processo e, caso os haja, o que deve ser feito com os problemas remanescentes. Caso estes últimos existam, deve ser reiniciado um novo ciclo, numa ótica de melhoria contínua.

Ainda em relação a esta etapa, podemos dividir a mesma em 2 pontos:

• Padronização

• Conclusão

1. Padronização

Com a conclusão do ciclo e resolução (com sucesso) dos problemas, deve ser criado um procedimento standard para garantir que passa a ser seguido e, sobretudo, evitar que o problema volte a reaparecer.

Essa padronização é feita a partir da criação e/ou revisão de documentos que descrevam os processos.

Adicionalmente, é fundamental comunicar estas alterações entre toda a equipa e empresa visto que para uma mudança surtir efeito, é necessário conhecimento e formação para todos os envolvidos neste processo.

2. Conclusão

Por fim, após concluído todo o trabalho, devem ser partilhados os resultados. Esta partilha será, em teoria, um resumo do trabalho que deve estar totalmente documentado não apenas em termos de solução final, mas igualmente todo o processo, identificando o que correu bem e, sobretudo, o que correu mal para evitar ver algo semelhante no futuro.

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