Matriz de Eisenhower — Aprenda a gerir melhor o seu tempo

A Matriz de Eisenhower, também conhecida como Caixa Eisenhower ou Princípio Urgente/Importante, é uma ferramenta de gestão do tempo desenvolvida pelo Presidente Dwight D. Eisenhower. Baseia-se na ideia de que pode dar prioridade às suas tarefas, considerando o seu nível de importância e urgência.

Origem do nome

Dwight D. Eisenhower foi o 34.º Presidente dos Estados Unidos entre 1953 e 1961. Antes de se tornar Presidente, serviu como general no Exército dos Estados Unidos e como Comandante Supremo das Forças Aliadas durante a Segunda Guerra Mundial. Mais tarde, tornou-se também o primeiro comandante supremo da NATO.

Dwight teve de tomar decisões difíceis continuamente sobre qual das muitas tarefas em que se deveria concentrar cada dia, de tal forma que, o levou a inventar o mundialmente famoso princípio de Eisenhower, que ainda hoje nos ajuda a dar prioridade por urgência e importância.

Como utilizar a Matriz de Eisenhower

Aqui está uma decomposição da Matriz de Eisenhower:

Chamamos ao primeiro quadrante “Fazer primeiro” (imagem acima “Faça Agora”) porque estas são as tarefas que são importantes para a sua vida e carreira e precisam de ser feitas hoje ou amanhã, no máximo. Pode usar um temporizador para o ajudar a concentrar-se enquanto tenta fazer o máximo possível (ver Técnica de Pomodoro). Um exemplo deste tipo de tarefa poderia ser a revisão de um documento importante para o seu gestor.

O segundo quadrante é designado por Cronograma (imagem acima “Agende”). As suas tarefas são importantes, mas menos urgentes. Deve listar aqui as tarefas que precisa de colocar no seu calendário.
Um exemplo disso pode ser um reinício há muito planeado da sua atividade no ginásio.

Os gestores de tempo profissionais deixam menos coisas por planear e, portanto, tentam gerir a maioria do seu trabalho no segundo quadrante, reduzindo o stress ao terminarem as tarefas urgentes e importantes para uma data razoável num futuro próximo, sempre que uma nova tarefa entrar.

O terceiro quadrante é para as tarefas que poderia delegar, uma vez que são menos importantes para si do que outras, mas ainda assim bastante urgentes. Deverá acompanhar as tarefas delegadas por e-mail, telefone ou no âmbito de uma reunião para verificar o seu progresso mais tarde.

Um exemplo de uma tarefa delegada poderia ser alguém a telefonar-lhe para lhe pedir um favor urgente ou pedir-lhe que entre numa reunião. Pode delegar esta responsabilidade sugerindo uma pessoa melhor para o trabalho ou dando ao interlocutor as informações necessárias para que ele próprio trate do assunto.

O quarto e último quadrante chama-se “Não fazer” ou “Eliminar” porque contempla todas as tarefas irrelevantes que não deveria de todo estar a fazer. Descobrir e parar maus hábitos, como navegar na Internet sem motivo ou jogar demasiado tempo, são exemplos de “desculpas” para não poder lidar com tarefas importantes nos 1.º e 2.º quadrante.

Como preencher a Matriz de Eisenhower

Em resumo, pode preencher da seguinte forma esta matriz:

1. Desenhe uma caixa ou matriz com quatro quadrantes.
2. No quadrante superior esquerdo, escreva as tarefas que são simultaneamente importantes e urgentes. Estas são as tarefas que requerem a sua atenção imediata.
3. No quadrante superior direito, escreva as tarefas que são importantes, mas não urgentes. Estas são as tarefas importantes para alcançar os seus objetivos a longo prazo, mas que não requerem atenção imediata.
4. No quadrante inferior esquerdo, escreva as tarefas que são urgentes, mas não importantes. Estas são as tarefas que podem ser delegadas ou adiadas.
5. No quadrante inferior direito, escreva as tarefas que não são nem importantes, nem urgentes. Estas são tarefas que podem ser eliminadas ou minimizadas.

Quais as vantagens de utilizar a Matriz de Eisenhower?

A utilização da Matriz de Eisenhower tem vários benefícios para empresas e particulares, sendo eles os seguintes.

1. Ajuda-o a dar prioridade às suas tarefas

Ao considerar o nível de importância e urgência das suas tarefas, pode dar prioridade à lista de tarefas e concentrar-se nas tarefas mais importantes e urgentes.

2. Ajuda-o a ser mais eficiente

Ao concentrar-se nas tarefas do quadrante superior esquerdo, pode abordar primeiro as tarefas mais importantes e urgentes, em vez de perder tempo com tarefas que são menos importantes ou que podem ser adiadas.

3. Ajuda-o a delegar ou a adiar tarefas

Ao identificar tarefas que são ou urgentes, mas não importantes ou urgentes, pode delegar a outra pessoa ou adiá-las para um momento posterior.

4. Ajuda-o a eliminar tarefas desnecessárias

Ao identificar tarefas que não são nem importantes, nem urgentes, pode eliminá-las da sua lista de tarefas, libertando tempo e energia para tarefas mais importantes.

Existem desvantagens na utilização da Matriz de Eisenhower?

Como em todas as ferramentas, podem existir vantagens e desvantagens na sua utilização. Todas as pessoas diferem e, consequentemente, é importante perceber quais as que melhor funcionam com a nossa forma de trabalhar.

Os potenciais inconvenientes da utilização da Matriz de Eisenhower são os seguintes.

A sua instalação pode ser demorada

Pode demorar algum tempo a categorizar as suas tarefas nos quadrantes apropriados.

Inadequação a alguns tipos de tarefas

Algumas tarefas podem não se encaixar perfeitamente num dos quadrantes, dificultando a sua hierarquização.

Difícil dar o primeiro passo

Pode ser difícil começar. Pode ser difícil adquirir o hábito de usar a Matriz de Eisenhower, especialmente se não estiver habituado a dar prioridade às suas tarefas. Isto aplica-se a muitas outras ferramentas como a Técnica Pomodoro, Regra 80/20, entre outras.

Pronto para utilizar a Matriz de Eisenhower?

Globalmente, a Matriz de Eisenhower pode ser uma ferramenta útil para melhorar as suas capacidades de gestão do tempo e aumentar a sua produtividade. É importante encontrar um método de gestão do tempo que funcione melhor para si e ser flexível na sua abordagem.

Quer conhecer mais técnicas que podem ajudar a melhorar a sua produtividade?

Se respondeu, sim, a esta pergunta, então confira os artigos abaixo:

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Fontes:

• https://www.eisenhower.me/eisenhower-matrix/

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