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MacroConsulting - 15 de Fevereiro, 2023
MacroConsultingO que é a 5W2H?
A sigla “5W2H” significa “What, Who, Where, When, Why, and How”. É um método usado para obter informações de forma a planear um projeto ou tarefa. Os cinco W’s (O quê, Quem, Onde, Quando e Porquê) são usados para identificar as especificidades de uma situação ou problema, enquanto os dois H’s (Como e Quanto) são usados para identificar as soluções e os recursos necessários para resolver o problema. O método 5W2H é uma ferramenta de gestão utilizada para definir direcionamentos estratégicos de um plano.
Para que serve a 5W2H?
O método 5W2H permite uma abordagem abrangente e estruturada à resolução de problemas e à tomada de decisões. Ajuda a identificar e a definir claramente o problema ou projeto, respondendo às seguintes perguntas:
- O que precisa de ser feito?
- Porque é que é necessário?
- Quem está envolvido?
- Onde terá lugar?
- Quando é que acontecerá?
- Como será feito?
- Quanto é que custará?
A resposta a estas perguntas ajuda a garantir que toda a informação relevante é considerada e que a solução aborda a causa raiz do problema. Também ajuda a identificar quaisquer limitações ou riscos potenciais e a desenvolver um plano de ação para alcançar o resultado desejado. Além disso, pode ajudar a acompanhar o progresso e a avaliar a eficácia da solução.
Perguntas da metodologia 5W2H:
What needs to be done? (O quê?)
A questão ”O que precisa de ser feito”experimenta no método 5W2H refere-se à tarefa ou objetivo específico que precisa de ser realizado. Implica a identificação do problema ou projeto específico que precisa de ser abordado, e qual o resultado ou resultado desejado. Por exemplo, se uma empresa experimenta vendas baixas, a questão “O que precisa de ser feito” seria identificar o problema específico que causa as vendas baixas, tal como a falta de marketing ou uma má conceção do produto. Uma vez identificado o problema específico, é então possível desenvolver um plano para o resolver.
Também poderia ser uma questão geral para identificar o âmbito de um projeto ou tarefa, os seus resultados, metas e objetivos. Deve ser claro, mensurável e exequível.
Why is it necessary? (Porquê?)
A questão “Porque é necessário” no método 5W2H refere-se às razões ou ao objetivo por detrás do problema, ou projeto. Identifica-se a necessidade ou benefício que será alcançado através da conclusão da tarefa ou da resolução do problema. Por exemplo, se uma empresa experimenta vendas baixas, a questão “Porque é necessário” seria identificar porque é importante aumentar as vendas, tais como manter a rentabilidade ou a quota de mercado, ou melhorar a satisfação do cliente.
A resposta a esta pergunta ajuda a definir o problema e o seu significado. Também ajuda a alinhar a tarefa ou projeto com as metas e objetivos da organização e facilita a sua priorização entre outros projetos. Além disso, pode ajudar a justificar os recursos necessários para o projeto ou tarefa e a comunicar eficazmente com as partes interessadas.
Who is involved? (Quem?)
A questão “Quem está envolvido” no método 5W2H refere-se às pessoas ou grupos de pessoas, que estão envolvidas no problema ou projeto. Implica identificar as partes interessadas que serão afetadas pelo problema ou projeto, e aqueles que serão responsáveis pela implementação da solução. Por exemplo, se uma empresa experimenta vendas baixas, a questão “Quem está envolvido” seria identificar as partes interessadas, tais como a equipa de vendas, equipa de marketing, gestão, clientes e fornecedores. Responder a esta pergunta ajuda a assegurar que todas as partes relevantes estejam conscientes do problema ou projeto e das suas funções e responsabilidades. Ajuda também a identificar quaisquer potenciais conflitos ou questões de coordenação que possam surgir e a assegurar que a solução seja implementada eficazmente. Além disso, pode ajudar a comunicar eficazmente com as partes interessadas e a obter a adesão e apoio para a solução.
Where will it take place? (Onde?)
A questão “onde terá lugar” no método 5W2H refere-se ao local ou ao ambiente onde o problema, ou o projeto terá lugar. Envolve a identificação do local ou ambiente físico onde o problema, ou projeto será implementado, e os recursos que aí se encontram disponíveis. Por exemplo, se uma empresa estiver a implementar um novo processo de fabrico, a questão “Onde terá lugar” seria identificar a localização da fábrica, e os recursos tais como equipamento e pessoal que aí se encontram disponíveis.
A resposta a esta pergunta ajuda a assegurar que a solução é viável e prática no ambiente específico, e também ajuda a identificar quaisquer potenciais constrangimentos ou riscos que possam surgir. Além disso, pode ajudar a planear a logística e a coordenar com outras equipas e departamentos que possam ser afetados pelo problema ou projeto.
When will it happen? (Quando?)
A questão “Quando acontecerá” no método 5W2H refere-se ao calendário do problema ou projeto. Envolve a identificação do calendário ou da cronologia para implementar a solução e para alcançar o resultado desejado. Por exemplo, se uma empresa estiver a lançar um novo produto, a questão “Quando irá acontecer” seria identificar a data de lançamento, o cronograma de desenvolvimento, testes e produção, e os prazos para vários marcos.
A resposta a esta pergunta ajuda a garantir que a solução é implementada atempadamente e que o resultado desejado é alcançado. Também ajuda a alinhar o problema ou projeto com as metas e objetivos da organização, e facilita a sua priorização entre outros projetos. Além disso, pode ajudar a planear recursos e a coordenar com outras equipas e departamentos que possam ser afetados pelo problema ou projeto.
How will it be done? (Como?)
A questão “Como será feito” no método 5W2H refere-se à abordagem ou ao método que será utilizado para implementar a solução e para alcançar o resultado desejado. Implica a identificação das medidas ou ações que serão tomadas para resolver o problema ou para completar o projeto. Por exemplo, se uma empresa estiver a experimentar vendas baixas, a questão “Como será feito” seria identificar as ações específicas que serão tomadas para aumentar as vendas, tais como implementar uma nova estratégia de marketing, redesenhar o produto, ou formar o pessoal de vendas.
A resposta a esta pergunta ajuda a garantir que a solução é prática e exequível, e também ajuda a identificar quaisquer potenciais constrangimentos ou riscos que possam surgir. Além disso, pode ajudar a planear os recursos e a coordenar com outras equipas e departamentos que possam ser afetados pelo problema ou projeto. Deve ser específica, mensurável e exequível. Esta questão ajudará a identificar os processos, procedimentos e ferramentas que serão utilizados para realizar a tarefa ou projeto e para avaliar a qualidade do resultado.
How much will it cost? (Quanto?)
A questão “Quanto vai custar” no método 5W2H refere-se ao aspeto financeiro do problema ou projeto. Envolve a identificação do custo de implementação da solução e a obtenção do resultado desejado. Por exemplo, se uma empresa estiver a lançar um novo produto, a questão “Quanto irá custar” seria identificar o custo de desenvolvimento, teste, produção, marketing e distribuição.
A resposta a esta pergunta ajuda a garantir que a solução é financeiramente viável e permite uma análise custo-benefício. Também ajuda a identificar quaisquer potenciais restrições orçamentais e a dar prioridade à utilização de recursos. Além disso, pode ajudar a planear o financiamento e a comunicar eficazmente com os interessados, especialmente aqueles que possam ser responsáveis pela concessão do financiamento. Conhecer o custo de um projeto ou de uma tarefa também ajudará a medir o retorno do investimento e a avaliar a eficácia da solução.
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